Una de los puntos más importantes en cualquier implementación, y sobre todo de un sistema nuevo , es enseñar al usuario a llenar correctamente todos los campos. Esto requiere dedicarle tiempo; no puedes simplemente dejarlo ahí y esperar que funcione. El usuario debe comprender por qué es crucial llenar adecuadamente los campos. Para él, esta es una actividad nueva y está cambiando paradigmas para adaptarse a un sistema nuevo, lo que requiere pensar de manera diferente. A esto se le debe dedicar tiempo; de lo contrario, la implementación no funcionará.
He tenido la oportunidad de implementar sistemas en empresas grandes, CRMs en universidades, empresas pequeñas y siempre la clave es la misma: identificar cuáles son los puntos críticos que se deben capturar para obtener los resultados y los informes necesarios. A veces queremos que el proceso sea rápido y que los empleados aprendan por sí solos sin dedicarles tiempo. Sin embargo, como dueño de negocio implementando un nuevo sistema, es crucial que conozcas qué campos generan qué resultados.
Es poco común encontrar un sistema mal programado; un sistema bien programado generalmente no tiene errores. Los errores suelen ser humanos, ya que son las personas quienes ingresan la información. Puedes pensar que un dato ingresado incorrectamente en un campo afecta negativamente ciertos reportes. Por eso, es esencial que te tomes el tiempo para conocer el sistema, entender los reportes y transmitir esta información a tu equipo, gerente u otros usuarios clave.
Debes establecer cuáles son los campos críticos que no deben dejarse vacíos debido a la prisa. Sobre todo, ten paciencia, apoya y acompaña a las personas en quienes confías para manejar este sistema, para que lo hagan correctamente.
